PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK YANG BAIK ADALAH BAGIAN DARI MUTU PENDIDIKAN TINGGI DI KALIMANTAN TENGAH (1)

PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK YANG BAIK ADALAH BAGIAN DARI MUTU PENDIDIKAN TINGGI DI KALIMANTAN TENGAH

            Beberapa hari yang lalu tepatnya Jumat, 27 Januari 2017 Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Menristekdikti) menyerahkan sertifikat akreditasi institusi dengan predikat A Unggul kepada Rektor Universitas Negeri Semarang (Unnes) Fatur Rokhman. (sumber: laman kemenristekdikti). Indikator utama yang menjadi penilaian Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dalam menetapkan kriteria unggul adalah pada peningkatan 100% pada publikasi ilmiahnya. “Unnes merupakan salah satu perguruan tinggi yang bisa dijadikan contoh dalam desain kampus yang ideal karena suasana kampus yang baik untuk belajar,” ujar M. Nasir.

            Pada kesempatan ini penulis tidak ingin membahas tentang publikasi akademik dan desain kampus yang baik. Namun ingin membahas secara kritis tentang pelayanan administrasi akademik yang baik bagi mahasiswa dan hubungannnya terhadap mutu pendidikan tinggi di Kalimantan Tengah. Sengaja dipilih Unnes sebagai contoh best practice, karena kebetulan pada tahun 2013 penulis berkesempatan untuk berkunjung beberapa hari di kampus Unnes Semarang. Kunjungan tersebut pada waktu itu bertujuan untuk menggali informasi berkaitan penyelenggaraan penjaminan mutu pendidikan di Unnes Semarang. Fokusnya lebih kepada optimalisasi Badan Penjaminan Mutu (BPM) universitas dan implementasi kebijakan penjaminan mutu universitas. Kesannya sangat baik asri dan tertata pada saat tiba di gerbang Unnes, tidak heran karena Unnes memiliki motto yang sangat kuat untuk diterapkan yakni “Universitas Konservasi”. Motto ini membawa konsekuensi bagi setiap civitas akademika untuk memiliki perhatian dan kepekaan terhadap lingkungan di sekitar kampus. Hal ini ditunjukkan dengan aturan larangan kendaraan roda 2 dan roda 4 parkir diarea dalam kampus. Namun pihak universitas sudah menyediakan tempat parkir khusus diluar area kampus. Sehingga wajib hukumnya bagi setiap civitas akademika untuk berjalan kaki menuju area/tempat yang diinginkan. Selain itu pihak universitas juga menyediakan bus yang berkeliling di seputaran area kampus setiap 15 menit sekali. Sangat tertata dengan baik. Selain itu, hal lain yang menjadi unggulan dari Unnes adalah keberadaan Badan Pengelola Teknologi dan Informasi (BPTI) yang bertugas untuk mengelola Sistem Informasi (Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan, Kepegawaian, Perpustakaan, dll). Semua sudah terlayani melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sehingga semua kebutuhan informasi dan administrasi bagi dosen, mahasiswa, staf dan alumni telah terakomodasi melalui sistem. Bahkan setiap pimpinan unit memiliki akun masing-masing untuk mengawasi dan mengendalikan perkembangan kinerja masing-masing unit.

            Keadaan seperti inilah yang seharusnya bisa menjadi inspirasi bagi perguruan tinggi di Kalimantan Tengah. Unnes bisa dijadikan sebagai contoh atau best practice. Jika ada pertanyaan: “apakah mungkin PTN dan PTS di Kalteng bisa seperti Unnes?”, jawabnya tentu bisa. Tergantung pada good will dari setiap pimpinan universitas. Ada juga yang berpendapat bahwa Unnes maupun perguruan tinggi lain di Jawa bisa baik dalam pengelolaan institusi karena lebih dekat dengan pusat pemerintahan, apakah demikian? Jawabnya tentu tidak. Saat ini perguruan tinggi di Kalimantan Tengah sudah mulai menerapkan pengelolaan akademik berbasis IT meskipun dalam lingkup terbatas (belum seluruh aspek), sebagian juga belum samasekali, dan ada juga yang jalan di tempat (sudah memiliki aplikasi tapi belum terimplementasi dengan optimal). Keluhan-keluhan dalam pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan seringkali berhenti hanya pada tataran mahasiswa saja. Hanya menjadi keluhan dan obrolan di warung kopi saja. Ini tidak terlepas dari kapasitas mahasiswa untuk menyuarakan aspirasinya. Inefisien dalam waktu dan biaya. Inefektif dalam proses her- registrasi masih sering ditemui seperti: antrian yang panjang, menghadapi beberapa meja/loket, tidak one stop service, sikap petugas yang kurang ramah, registrasi akademik yang masih offline, dan lain sebagainya. Meski harus kita apresiasi/hormati sebagian besar PTN dan PTS telah melakukan MOU/kerjasama dengan beberapa bank pemerintah seperti: BRI dan BNI dalam pembayaran SPP/UKT. Hal ini cukup mempersingkat waktu mahasiswa dalam membayar SPP/UKT. Namun keluhan pelayanan itu bukan pada saat pembayaran di bank tetapi pada saat proses sebelum itu. Bagian dari proses internal seperti: pengambilan slip SPP/UKT, pengisian biodata mahasiswa, dan lain sebagainya. Secara teknis tentu yang lebih tahu adalah pihak universitas. Keluhan mahasiswa berupa antrian yang terlalu panjang, tempat antri yang kurang nyaman, dan beberapa hal lain sebagaimana tersebut diatas terus terjadi setiap kali pergantian semester. Biasanya pada saat semester gasal sekitar bulan Juli-Agustus dan semester genap sekitar bulan Januari-Februari.

            Untuk mewujudkan pelayanan administrasi akademik yang baik bagi mahasiswa tidak hanya menjadi tanggung jawab pihak universitas saja, tetapi juga menjadi tanggung jawab mahasiswa itu sendiri. Perlu kerjasama yang baik antara pihak universitas dan mahasiswa. Apa kira-kira yang bisa dilakukan oleh mahasiswa? Yaitu tidak menunda-nunda waktu pembayaran. Dari informasi dan pengalaman penulis selama menjadi pengelola akademik dan pembimbing akademik mahasiswa, ada sebagian mahasiswa yang sengaja datang ke kampus untuk mengurus her-registrasi pada saat-saat akhir pembayaran. Biasanya H-3 sebelum loket registrasi ditutup. Alasannya macam-macam, tapi yang utama biasanya menunggu ongkos dari orang tua, menunggu orang tua panen di kampung, waktu perjalanan yang berhari-hari dari kampung, dan masih banyak alasan lainnya. Jika hal ini menjadi sebuah kebiasaan dan terjadi secara masive (banyak yang beralasan demikian), tentu akan mengganggu terhadap kualitas pelayanan yang baik kepada mahasiswa. Kenapa? Karena pasti akan terjadi tumpukan atau antrian yang panjang pada saat H-3 menjelang loket her-registrasi ditutup. Dengan demikian mahasiswa punya kontribusi untuk membantu pihak universitas agar mampu mewujudkan pelayanan administrasi akademik yang baik. Terlebih lagi ketika proses her-registrasi belum bisa dilakukan secara online alias masih offline harus datang ke kampus untuk menyelesaikan administrasi. Selanjutnya apa yang terjadi ketika loket yang seharusnya sudah tutup, tetapi masih saja ada mahasiswa yang antri? Maka biasanya ada kebijaksanaan dari pimpinan universitas untuk melakukan perpanjangan masa her-registrasi, dan lagi-lagi kebijaksanaan inilah yang sering ditunggu-tunggu dan dijadikan langganan bagi mahasiswa yang selalu datang pada saat injured time. Apa dampaknya bagi proses akademik? Jawabnya: masa perkuliahan perdana biasanya molor seminggu sampai dua minggu dari kalender akademik yang telah ditetapkan. Keadaan ini tentu kurang baik dalam menjaga mutu akademik pendidikan tinggi. Biasa molor dan biasa terlambat (sedikit memperhalus istilah budaya molor, budaya terlambat).

            Pengelola pelayanan administrasi akademik biasanya diistilahkan dengan BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Keuangan) atau sebagian PTS menggunakan istilah yang mirip dengan istilah tersebut. Biro ini bertanggungjawab dalam pelayanan administrasi akademik mahasiswa termasuk pengelolaan keuangannya. Biro ini memiliki sub unit yang bertugas melayani her-registrasi mahasiswa setiap awal semester. Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak dan bahkan sangat banyak (puluhan ribu mahasiswa) sub unit ini tentu sulit untuk bekerja secara efektif dan efisien, jika tidak didukung oleh Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM). Proses her-registrasi termasuk pendataan mahasiswa baru dan pendataan mahasiswa lama pastinya akan dilakukan secara manual (offline) tanpa melibatkan mahasiswa sendiri untuk menginput datanya. Maka yang sering terjadi her-registrasinya proses lama, data mahasiswa harus diinput oleh petugas loket, sehingga muncul antrian yang sangat panjang. Keadaan seperti ini sering ditemui oleh penulis secara langsung. Setidaknya 2 tahun terakhir. Sudah seharusnya her-registrasi mahasiswa yang meliputi: proses input biodata, pengambilan slip pembayaran SPP/UKT, input Kartu Rencana Studi (KRS), input Kartu Hasil Studi (KHS), evaluasi Proses Belajar Mengajar (PBM) dapat dilakukan secara online. Sehingga dimanapun mahasiswa berada dapat menginput sendiri, tanpa harus datang ke kampus.

            Guna menghadirkan pelayanan administrasi akademik yang baik tidak bisa dilakukan seperti membalikkan telapak tangan, dengan tiba-tiba. Perlu adanya perencanaan yang baik, perlu adanya design yang baik dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi akademik. Beberapa teman akademisi sempat bertanya: “apa yang harus diperbaiki?”. Menurut saya yang harus diperbaiki adalah Sumber Daya Manusia (SDM) secara kualitas maupun kuantitas, Standar Operational Procedur (SOP) harus diterapkan, Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM) harus diimplementasikan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana informasi dan teknologi (IT). Keempat hal ini biasanya sudah tersedia di setiap perguruan tinggi PTN dan PTS di Kalimantan Tengah. Namun seringkali masih lemah dalam implementasinya. Bahkan tidak jarang tidak pernah dievaluasi sejauhmana perkembangannya dalam mendukung pelayanan administrasi akademik yang baik.

            Pada kesempatan ini penulis lebih banyak menyampaikan tinjauan empiris berdasarkan fakta dan peristiwa yang terjadi yang sebagian pernah disaksikan secara langsung oleh penulis. Selain persoalan operasional sebagaimana tersebut diatas, hal lain yang perlu diperbaiki adalah optimalisasi dan sikronisasi peran terhadap pihak-pihak yang berkepentingan terhadap penyelenggaraan pelayanan administrasi akademik yang baik, meliputi: BAAK, UPT Puskom/BPTI, Badan Penjaminan Mutu (BPM), BEM, dan mahasiswa secara keseluruhan. Dengan demikian jika masing-masing pihak sudah berperan optimal dan dapat disinkronkan setiap kepentingannya, maka pelayanan administrasi akademik yang baik akan lebih mudah terwujud. Dan satu-satunya tools yang dapat melakukan sinkronisasi tersebut adalah keberadaan Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM) yang unggul. Tanpa SIAM akan sulit terwujud pelayanan administrasi akademik yang baik. Tanpa pelayanan administrasi akademik yang baik, maka jalan menuju pendidikan tinggi yang bermutu akan semakin bias. Salam perubahan.